Kdy se vám budou hodit služby hostesky a co od ní čekat?

Hostesa není jen příjemná tvář u vchodu. Je to pracovník, který vítá hosty, orientuje je, registruje, rozdává materiály a řeší drobné problémy tak, aby akce běžela. Hodí se vždy, když se na jednom místě setkává více lidí a organizátor nemůže být všude. Následující text jde od toho, co hostesa vlastně dělá, až po smlouvu a ověření.

Co hostesa dělá a čím se liší od číšníka či promotéra

Hostesa zajišťuje první kontakt s návštěvníkem. Přivítá, zkontroluje pozvánku, nasměruje, odpoví na základní otázky a pomůže s registrací. Na veletrhu bývá součástí stánku a oslovuje kolemjdoucí.

Od promotéra se liší tím, že neprodává ani nepropaguje produkt tak agresivně, a od číšníka tím, že nepodává jídlo. Hranice jsou ale plynulé, proto je třeba předem popsat, co všechno se od ní čeká. Rozdělení úkolů ušetří nedorozumění v průběhu akce.

Kdy služby hostesky dávají smysl

Nejčastěji se najímají na veletrhy, konference, firemní večery, plesy, otevření prodejen a degustace. Vždy, když očekáváte desítky a více lidí, kteří potřebují poradit, se jejich přítomnost vyplatí.

Menší akce, jako rodinná oslava, většinou hostesku nepotřebují. Naopak u konference s několika sály, šatnou a registrací je pomoc nezbytná. Pomáhají také při jazykové bariéře, když na akci přijedou zahraniční hosté. Ptejte se, co by se stalo, kdyby tam hostesa nebyla. Pokud je odpověď „vznikl by zmatek“, má smysl ji najmout.

Jak se role hostesek liší podle typu akce

Každá akce potřebuje trochu jiný druh pomoci. Na konferenci hostesa vítá účastníky u registrace, vydává jmenovky a materiály, hlídá šatnu a ukazuje cestu do sálů. Na veletrhu vítá návštěvníky na stánku, odpovídá na jednoduché otázky a předává dotazy obchodníkům. Na plese hlídá vstupenky, pomáhá s tombolou, doprovází hosty ke stolům a koordinuje předání cen.

U firemní degustace nebo prezentace výrobku pomáhá s obsluhou a organizací front. Při slavnostních akcích, jako je otevření výstavy, zajišťuje atmosféru a provází významné hosty. Podle toho se liší požadavky na jazyk, fyzickou zdatnost i počet lidí, které je třeba najmout. Čím lépe typ akce popíšete, tím přesněji vám může agentura či jednotlivec nabídnout vhodné řešení.

Jak hostesku vybrat

Zajímejte se o zkušenosti, ne o fotografii. Vhodná je osoba, která už pracovala na podobné akci, umí komunikovat, je spolehlivá a zvládne stresové situace. Pro mezinárodní akce hledejte znalost jazyků.

Požádejte o reference a ověřte je. Domluvte krátký rozhovor nebo videohovor, kde se ukáže vystupování. Pokud využíváte agenturu, zjistěte, zda hostesky školí a jak řeší náhradu při nemoci. Profesionalita se pozná také tím, že se předem ptá na detaily akce.

Vystupování, oblečení a jazyk

Hostesa je tváří akce, a proto má velkou váhu její vystupování. Měla by být zdvořilá, vstřícná a diskrétní, umět se usmát, ale také stručně a jasně odpovědět. Oblečení se řídí charakterem akce: na veletrh sladěná uniforma, na ples společenské šaty, na konferenci elegantní kostým. Dohodněte předem, kdo uniformu poskytne a kdo ji čistí.

Pohodlná obuv je nutnost, protože hostesa stojí celý den. Jazykové znalosti se hodí zejména u mezinárodních událostí, ale často stačí základní angličtina a schopnost hosta správně nasměrovat. Poučte ji o tom, co smí slíbit a co ne, aby odpovědi byly jednotné. Chování k hostům má být rovné a bez nevhodných dotazů, a stejně tak je třeba respektovat hostesku samotnou.

Zadání a briefing, který ušetří problémy

Do zadání patří datum, místo, doba práce, úkoly, dress code a kontaktní osoba. Čím konkrétnější, tím lépe. Uveďte, zda bude potřeba mluvit cizím jazykem, nosit zavazadla nebo stát několik hodin.

Před akcí uspořádejte krátké školení: představte program, plán prostor, klíčové osoby a postup pro krizové situace. Hostesa by měla vědět, kam odkázat hosta, který se ptá na toaletu, a koho zavolat při nevolnosti. Dobře informovaná pracovnice působí jistěji a profesionálněji.

Co se může pokazit a jak tomu předejít

Nejčastějším problémem je nejasné zadání: hostesa neví, kdo ji řídí, kde má stát nebo co smí rozdávat. Další komplikací bývá nemoc nebo nedostavení se, a proto se ptejte, zda existuje náhrada. Dlouhé stání bez přestávky vede k únavě a chybám, plánujte pauzy a pitný režim.

Pozor na nevhodné chování hostů: hostesa by měla vědět, na koho se obrátit, pokud jí něco nevyhovuje. Vyvarujte se také rozšiřování úkolů za domluvu, třeba úklidu nebo stěhování, které do její role nepatří. Zjistěte, jak je řešeno pojištění odpovědnosti a pracovní podmínky, zvlášť při dlouhých akcích. Po akci si vyměňte zpětnou vazbu, abyste příště věděli, co zlepšit.

Smlouva, odměna a pracovněprávní rámec

Spolupráce se může řídit dohodou o provedení práce, dohodou o pracovní činnosti, živnostenskou smlouvou nebo smlouvou s agenturou. Každá varianta má jiné povinnosti pro obě strany, proto si zvolte tu, která odpovídá povaze práce.

Sjednejte rozsah, hodinovou odměnu, způsob placení, podmínky zrušení a zodpovědnost za škody. Aktuální pravidla pro dohody a odvody ověřte u Ministerstva práce a sociálních věcí, případně u inspekce práce. Dohoda napsaná předem chrání obě strany a ukazuje, že obě strany berou spolupráci vážně.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí
• Státní úřad inspekce práce